Organizzare e gestire riunioni efficaci: alcuni suggerimenti

Sempre più aziende stanno scegliendo di inserire dei giorni meeting-free nella loro settimana lavorativa. Perché? Se la possibilità di interagire è aumentata, grazie al proliferare di applicazioni e piattaforme, la produttività è proporzionalmente diminuita e molti manager hanno iniziato a rivedere le modalità di collaborazione dei loro team. Si potrebbe pensare che questo argomento riguarda solamente le grandi aziende; ma, si tratta di ripensare il modello di lavoro. Anche nelle piccole realtà potrebbe sorprendere la quantità di tempo sprecata perché si fa più attenzione al “farsi vedere” piuttosto che a quello che effettivamente si fa. Nell’era dello smart working, questo corrisponde nel mettersi davanti allo schermo e partecipare alle riunioni, anche quando il lavoro che si sta svolgendo non ne trae reale vantaggio.

Nella loro accezione positiva, i meeting permettono di approfondire i problemi dell’azienda, esplorare nuove strategie e decidere quali azioni intraprendere. Possono anche essere un’occasione per rafforzare il team, migliorarsi e acquisire nuovi interessi. A volte, però, non è proprio così. Sei mai uscito da una riunione con la sensazione di aver sprecato il tuo tempo? Hai mai pensato che durante quelle ore avresti potuto portare avanti un progetto al quale stavi lavorando?

Se sì, sappi che non sei l’unico. Sulla nostra pagina di LinkedIn abbiamo pubblicato un post dove affrontavamo questo tema, partendo da un approfondimento realizzato dalla società di consulenza McKinsey, intitolato "If we’re all so busy, why isn’t anything getting done?". Vengono citati casi importanti come Netflix, Microsoft e Shopify. Quest’ultimo ha introdotto i “No meeting Wednesdays” per dare agli impiegati la possibilità di concentrarsi su progetti importanti e promuovere la creatività. In Giappone, Microsoft ha lanciato la “Work Life Choice Challenge”, ossia una settimana lavorativa di quattro giorni e ridotto i tempi dei meeting. Il risultato è stato un aumento della produttività del 40%.

Visto che in questi giorni si parla molto di ritorno in ufficio, data la fine dell’emergenza dal 31 marzo, interrogarsi sulle modalità con cui gestire la giornata lavorativa può essere utile; soprattutto, se un’efficace organizzazione del tempo può portare a un incremento della produttività. In particolare, per quanto riguarda le riunioni, ci sono degli accorgimenti che si possono prendere.

In primo luogo, è giusto ragionare sul perché si voglia indire una riunione: necessità di informazioni, risoluzione di problemi, questioni operative, team building, cercare dei compromessi. Secondariamente, è opportuno assicurarsi di aver esaurito tutte le alternative. Per esempio, delle informazioni potrebbero essere reperite e condivise anche tramite un’email, una modalità che risparmierebbe tempo ed energie.

Un’organizzazione efficace è la chiave di una buona gestione del tempo; perciò, nel caso si decida di procedere, sarà opportuno prepararsi un ordine del giorno e definire dettagliatamente quali argomenti saranno affrontati, quanto tempo occuperà la riunione e pensare a una persona che sarà incaricata di mantenere il focus del meeting, evitando il rischio di allungare la discussione introducendo temi non inerenti.

Ragionare sulla motivazione della riunione può aiutare a capire anche chi è necessario convocare, potremmo quindi scoprire che non tutti i membri del team devono essere presenti. Per evitare, in ogni caso, che qualcuno si senta escluso potrebbe essere ideale condividere con tutti i temi che verranno affrontati e lasciare la possibilità di partecipazione aperta. Inoltre, altro tempo può essere risparmiato inviando il materiale da studiare prima della riunione ed evitare così la fase della presentazione per passare direttamente alla discussione quando ci si incontrerà.

Durante la riunione, una scelta strategica è quella di stabilire delle regole di interazione, dei tempi massimi per gli interventi e affidare a uno dei partecipanti il compito di redigere il verbale. Avere un resoconto scritto, infatti, può aiutare a evitare in futuro di tornare ad affrontare questioni già trattate. È opportuno, perciò, distribuirlo nei giorni successivi anche a tutti i partecipanti e a tutte le persone che potrebbero essere interessate alle decisioni prese nel corso dell’incontro.

Infine, il follow up. Non è necessario programmare nuove riunioni, a meno che non vi sia un’urgenza, per seguire l’implementazione di quanto deciso durante la riunione. Infatti, si potrebbe pensare a creare un progetto condiviso o anche una semplice mailing list in cui il team condivide periodicamente gli sviluppi del proprio lavoro.

In generale, il micro-managing non è lo strumento più adatto a stimolare la produttività del team. Lasciare degli spazi all’intraprendenza e alla creatività individuale può essere molto positivo in termini di risultati. Per questa ragione, è sempre fondamentale ascoltare la propria squadra e le esigenze dei membri, mettendoli nella situazione più confortevole per svolgere i propri task. Dei dipendenti felici sono il primo fattore da considerare per avere clienti felici.

 

Photo by charlesdeluvio on Unsplash

Pubblicato il 21/03/2022 alle ore 15:36