Il Collaborative Work Management: che cos’è e perché non possiamo farne a meno

La pandemia ci ha obbligato a rivedere i processi lavorativi. In particolare, ci ha imposto di ripensare i sistemi affinché gli obiettivi aziendali possano essere perseguiti e realizzati anche quando il team non si trova fisicamente nello stesso posto. Può piacerci o meno, ma non si può tornare indietro. Soprattutto le aziende devono fare i conti con il fatto che molti giovani professionisti ormai richiedono la possibilità di poter lavorare da remoto e sono pronti a rifiutare quelle offerte che non la prevedono.  

Per essere competitivi è necessario dotarsi di un ottimo sistema di gestione delle risorse ed è qui che entra in gioco il Collaborative Work Management o, più semplicemente, CWM. 

Adottare una “gestione del lavoro collaborativa” vuol dire introdurre una serie di elementi che aiutino il team a comunicare efficacemente, accedere alle risorse velocemente con l’obiettivo di collaborare e raggiungere nel modo migliore possibile gli obiettivi prefissati. In poche parole, si va a porre il focus sulla performance collettiva, piuttosto che sulla produttività individuale. 

Come creare un sistema di CWM 

Iniziamo con il toglierci dalla testa telefonate, email e post-it. Un sistema di Collaborative Work Management si realizza tramite l’introduzione di un software che permette di condividere le attività nel cloud. 

Un software di CWM utilizza il cloud per sincronizzare tutti i processi aziendali. Il software combina la gestione dei progetti, delle attività e dei task affinché il flusso di lavoro non venga mai interrotto. Perciò anche le comunicazioni, i report, le analisi e i documenti vengono raggruppati nel cloud e suddivisi secondo il progetto. Le parole chiave sono: pianificazione e tempo. 

I vantaggi del Collaborative Work Management

1. Accessibilità 
   Un buon software di CWM è pensato in modo tale che sia accessibile per tutti, anche per coloro che non hanno particolare dimestichezza con la tecnologia. La facilità di utilizzo è infatti uno dei principali requisiti ai quali guardare, insieme alla stabilità del sistema e alla possibilità di integrare le diversi componenti di un progetto. 

2. Produttività & Efficienza 
   Una squadra che è capace di collaborare è anche molto più produttiva, fino a 5 volte in più. Un software di CWM velocizza processi perché riunisce le informazioni in unico luogo e abbatte i tempi solitamente necessari per condividere l’avanzamento di un progetto. 

3. Indipendenza 
   Non è importante dove sei o quanto tempo tu rimanga seduto alla scrivania, ma il raggiungimento dell’obiettivo. Adottare un software di CMW vuol dire dare maggiore flessibilità e libertà al proprio team permettendogli di gestire il proprio tempo e i propri spostamenti senza dover essere legati al luogo fisico dell’ufficio. 

4. Trasparenza 
   Il software raccoglie dati e li rende disponibili per tutti i componenti del team in tempo reale. Prendiamo l’esempio di una tabella Gantt: non ci sarà più bisogno di creare uno spreadsheet e aggiornarlo manualmente, ma verrà elaborata in automatico e potrà essere condivisa con tutti gli interessati allo svolgimento delle attività. 

5. Riduzione dei costi 
   Il lavoro da remoto abbatte i costi legati alla manutenzione di un ufficio ma soprattutto quelli legati al tempo. Gli studi sottolineano che un team poco coeso spende una quantità notevole di tempo per la comunicazione ed eventuali deficit provocano ulteriori rallentamenti, dovuti a lavoro ripetuto o svolto erroneamente. Un software di CWM, raccogliendo i dati e mettendoli in rete in tempo reale, evita confusione ed errori.

Che cosa cercare in un software di CWM

• Project management: pianificazione di progetti, attività, task 
• Spazio per la condivisione dei documenti 
• Integrazione delle comunicazioni 
• Elaborazione in tempo reale di dashboard e report 
• Assistente virtuale per i reminder 
• Tracking dei tempi e dei costi

Per riassumere, è fondamentale che il flusso di lavoro non venga mai interrotto. Un software di CWM non serve solamente a rendere un’azienda più competitiva sul mercato, ma a migliorare l’ambiente di lavoro e, si sa, un team felice è il primo fattore di successo.

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Photo by Coffeefy Workafe on Unsplash

Pubblicato il 28/10/2022 alle ore 10:04