Controllo di Gestione: 7 consigli per semplificarti il lavoro

L’organizzazione è una questione cruciale per qualsiasi azienda, non importa la sua grandezza. Essere organizzati vuol dire ottimizzare il lavoro delle proprie risorse, il budget e i profitti senza rischiare un carico eccessivo di attività sia per i dipendenti che per coloro che si trovano a dirigere. Per raggiungere questo obiettivo in molti ormai si affidano a dei sistemi di project management. Così è possibile definire gli obiettivi, assegnare i compiti, misurare i risultati e minimizzare la dispersione di energia. In questo articolo vogliamo darti alcuni suggerimenti su come semplificare questo processo e raccontarti l’esperienza di Matteo Belluzzi, commercialista esperto di controllo di gestione e nostro utente, che ha ispirato anche gli aggiornamenti di oZone iQ.

1. Porta il lavoro all’interno di unico spazio

Nella nostra esperienza, come realtà che ha abbracciato il lavoro ibrido sin dalla sua nascita, abbiamo imparato che è fondamentale poter svolgere tutte le attività all’interno di un unico spazio, come se si condividesse lo stesso ufficio. Perciò abbiamo cercato di ridurre a “uno” il numero di applicazioni richieste per svolgere il controllo di gestione dell’azienda. Questo vuol dire avere un software che sia in grado di gestire la progettazione, la pianificazione, il budget, la comunicazione del team e lo stato di avanzamento di un progetto.

2. Monitora costantemente

Nel salto dal lavoro in presenza allo smart working o lavoro ibrido, forse una delle questioni che più spaventa i dirigenti è l’impossibilità di avere tutti in unico spazio e, quindi, sotto controllo. Ma chi ha detto che questo non possa avvenire anche virtualmente? Del resto siamo nell’era del metaverso. Nella scelta del software con cui svolgerai il controllo di gestione della tua azienda il monitoraggio rappresenta uno degli aspetti principali. Accertati che reperire le informazioni sull’avanzamento dei tuoi progetti sia semplice. Il tuo tempo deve essere investito su come ottimizzare il lavoro e non nella ricerca dei dati.

3. La quantità non è l’indicatore principale

Il tempo è denaro e non solo. Negli ultimi anni è diventato evidente come una gestione del tempo ottimale si traduca non solo in profitto ma anche in benessere della propria squadra, un fattore che contribuisce ad aumentare in mondo esponenziale la produttività. Secondo un articolo pubblicato da McKinsey “The priority for workplaces in the new normal? Wellbeing”, quelle compagnie che sono proiettate verso il futuro stanno già dotando i loro impiegati di strumenti che gli permettano di gestire il proprio tempo nel modo più efficiente e flessibile possibile. Nel Regno Unito, già nel 2008, il Royal College of Psychiatrists nel rapporto “Mental Health and Work” ha evidenziato come tra le principali voci di costo per le aziende inglesi risultino i due fenomeni dell’assenteismo e del presentismo. Se il primo è più conosciuto, forse siamo meno abituati al secondo; ciò non vuol dire che sia meno grave. Un impiegato che si reca a lavoro e, nei fatti, non è produttivo genera perdite maggiori di un’assenza: circa 725 euro per persona ogni anno Oltremanica.

4. Ottimizza il budget

La gestione del budget non è mai semplice e può rispondere a diverse variabili. Noi ci siamo accorti che la possibilità di collegare i preventivi ai progetti era una risorsa decisamente utile. In questo modo è possibile far corrispondere ogni voce del preventivo a un’attività specifica e assegnarle un determinato quantitativo di ore che saranno poi suddivise all’interno del team. Quando invece si lavora a consuntivo, oZone monitora le ore di lavoro svolte calcolandone contemporaneamente i costi in base ai parametri impostati. In questo modo, è possibile monitorare la spesa e una volta concluso il progetto si ha la somma in modo automatico. Per noi è fondamentale che la risorsa sia in grado di stabilire il momento di inizio e di fine della sua attività, in modo da quantificarne esattamente i costi e poter eventualmente anche migliorare la suddivisione dei compiti.

5. Non interrompere il flusso di lavoro

Sia che il lavoro si svolga in ufficio o da remoto, la comunicazione tra i membri del team è strategica. Deve essere costante e allo stesso tempo non può essere una fonte di distrazione. Da qui è nata l’idea di spostare il Diario di bordo dalla componente Eventi a quella Comunicazioni. Abbiamo creato uno strumento che ci permette di raccogliere in un unico luogo messaggi diretti, email e notifiche sull’avanzamento del progetto. Inoltre, attraverso il Diario di bordo è possibile condividere file e aggiungere reazioni di preferenza ai messaggi dei colleghi. L’obiettivo non era semplicemente quello di centralizzare la comunicazione, ma ridurre al massimo la distrazione in modo da non interrompere il flusso di lavoro.

6. Definisci il tuo programma giornaliero

Lo avrai già letto, ma giova sempre ripeterlo: avere una to do list giornaliera facilita il lavoro perché ci aiuta a focalizzare le attività da svolgere e stabilire le priorità (sul nostro canale LinkedIn trovi un post su questo argomento). Però quanto tempo occupa la redazione di questo programma? A nostro parere, il lavoro viene semplificato di molto se si ha a disposizione un software capace di aggiornare il programma autonomamente, certo avendo sempre la possibilità di apportare le dovute modifiche.

7. Crea un sistema che ti permetta di navigare i cambiamenti

Le modalità con le quali lavoriamo sono irrimediabilmente cambiate e presumibilmente continueranno a farlo. Un buon sistema per effettuare il controllo di gestione è imprescindibile, sia che la tua azienda sia piccola, media o grande, ma non basta. È necessario maturare un approccio stabile e, contemporaneamente, capace di affrontare le variazioni che i dati possono presentare. Per questa ragione, stiamo sviluppando un sistema, che grazie all’intelligenza artificiale, sarà in grado ricevere aggiornamenti costanti e in tempo reale su ciò che avviene fuori e dentro la tua azienda. Crediamo che l’aggiornamento debba essere il più facile e veloce possibile con l’obiettivo di affrontare il cambiamento immediatamente ed efficacemente.

Come scegliere il giusto software: il parere dell’esperto

Per sviluppare e aggiornare oZone iQ ci rivolgiamo sempre ai nostri partner, tra loro c’è anche Matteo Belluzzi, commercialista e a lungo consulente per quanto riguarda il controllo di gestione. Negli ultimi 15 anni ha partecipato alla riorganizzazione di aziende e studi professionali e sviluppato corsi di formazione per imprenditori e professionisti. Ha collaborato, tra gli altri, con Ratio, Euroconference e Professione Commercialista. Ecco che cosa ci ha detto.

Che cosa deve assolutamente avere un buon software per il controllo di gestione?

«Un software di controllo di gestione per essere efficace deve avere alcune caratteristiche, specifiche peculiarità che ne connotano l'impiego.

Se parliamo di software generici, un buon software deve essere flessibile, ovverosia deve essere adattabile alle differenti realtà aziendali, senza “ingabbiare” l'utente in logiche gestionali che caratterizzano solamente alcune realtà imprenditoriali. In alternativa, l'utente può decidere di virare su software specifici, adatti per la tipologia di azienda in esame.

“Controllo di gestione” è un concetto molto ampio, è riferibile ad attività di analisi che portano a definire metriche relative alla sfera economica, finanziaria o relative alle risorse umane, veri e propri dati di sintesi utili alla direzione aziendale per porre in atto scelte strategiche.

In tal senso, vista la presenza di diversi ambiti analizzabili e, per come il sottoscritto intende l'attività di controllo di gestione, un buon software gestionale deve essere completo, ovverosia deve essere in grado di accogliere nelle proprie maschere tutta una serie di dati, sia di natura contabile (ad esempio il conto economico di periodo), sia di tipo extra contabile (ad esempio derivanti dalla rilevazione dei tempi dedicati alle attività).

Infine, ritengo che un software debba essere scalabile, con la possibilità di aggiungere funzioni o livelli di analisi, a seconda delle esigenze dell’utente».

Quali tool semplificano la pianificazione e possono alleggerire il lavoro?

«Ritengo che strumenti quali il time sheet e la gestione dei workflow siano di fondamentale importanza per quotidianità di un'impresa.

Gestire i flussi di lavoro (workflow) aiuta a pianificare l'impiego di risorse umane e tecniche e un utilizzo costante del time sheet aiuta a definire al meglio, tramite un'analisi consuntiva dei dati raccolti, i carichi di lavoro in essere presso la realtà in esame, nonché le politiche di prezzo da praticare».

Quali elementi è importante considerare nella gestione del budget?

«Per gestire al meglio il budget di qualsiasi realtà aziendale sono fondamentali due aspetti:

• la sensibilità nella definizione delle politiche di vendita future, in termini di volumi e di prezzi, posto che qualsiasi analisi previsionale parte da una previsione delle vendite;
• la corretta classificazione dei costi aziendali, in base al loro comportamento al variare dei volumi prodotti/venduti. In tal senso, fondamentale risulta la distinzione dei costi tra variabili, fissi, semi variabili e semi fissi. Essendo la previsione delle vendite a dare il via al processo di budgetizzazione, riuscire a "padroneggiare" con efficacia la variabilità delle voci di spesa consente di impostare un budget il più possibile realistico».

Qual è l’indicatore che meglio misura la produttività di una risorsa?

«Ci sono svariate metriche utilizzabili per misurare la produttività di una risorsa, da definire obbligatoriamente in base alle attività e alle caratteristiche della singola realtà d'impresa.

Volendo ipotizzare delle macrocategorie di indicatori valide per tutte le realtà imprenditoriali, sicuramente le più efficaci ai fini della misurazione della produttività di una risorsa sono le seguenti:

• numero di unità prodotte / tempo impiegato. Tale indice dà spunti per un’analisi comparativa sia interna all’impresa sia rispetto alle medie di settore. Il termine "unità prodotte" deve essere inteso in senso lato, ben adattandosi una siffatta analisi alle più svariate realtà aziendali (in uno studio commerciale si potrebbe parlare di "fatture registrate" in un'ora di tempo);
• ricavi prodotti / costo di periodo. Tale indice fornisce informazioni circa la redditività del singolo operatore, concetto assimilabile a quello di produttività».

Qual è la sua esperienza con oZone iQ?

«Considero oZone iQ un ottimo gestionale, che consente eccellenti risultati anche in termini di pianificazione nell'impiego delle risorse e nella definizione dei carichi di lavoro, aspetti fondamentali in qualsiasi realtà aziendale nella quale collaborano più operatori».

 

Photo by Adeolu Eletu on Unsplash

Pubblicato il 10/02/2022 alle ore 10:03